远程协同办公软件怎么选?思满内部工具首次揭秘!

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STG Consulting 

远程协同办公软件怎么选?
思满内部工具首次揭秘!
 

在家远程办公(Work From Home)本是在国外流行的一种办公方式,但是在国内并不被多数企业,尤其是中小型企业所推广。但由于此次武汉疫情的突然爆发,为了自己,也为了国家的防控,WFH突然成为形势所迫的必然选择。跳过接纳期和适应期的WFH就这样突然空降到大部分企业,很多人因此措手不及。
 

思满科技STG拥有专业的DNA,是专注于法律科技的高精尖企业。面对此次WFH的突然袭击,我们没有任何慌乱,一则工作群内的远程办公通知,让工作可以有条不紊的继续展开。而能达到该效果的秘诀,就是我们所选择的一系列高性价比、高专业性的top tier软件工具。现在,思满决定首次公开我们的内部工具!
 

 
专业的工具选择
 

01 — 日常行政工具
 

  • 阿里钉钉 - Free

钉钉(DingTalk)由阿里巴巴开发,是中国领先的智能移动办公平台。该平台集合了日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡,办公OA、审批、钉盘、钉邮、公告、签到、项目群等网上办公基础功能。同时,为了此次武汉疫情,钉钉还全新上线了每日员工健康报告的功能,便于企业收集和统计员工的情况。

 

  • Zoom China - ¥3000/year

Zoom是高清云视频会议系统提供者,无论是不同地区团队成员的协作还是此次在家远程办公的沟通。当企业微信与钉钉无法正常运作时,思满科技未受丝毫影响,所有工作沟通都能通过Zoom保证实时联系。

另外此次思满提供的免费线上培训也是通过Zoom达成。无论对内还是对外,它都能提供最专业的支持。

  • Fortigate

Fortigate(飞塔)是市面上安全、轻便管理的防火墙设备首选,其优势之一是不需要进行用户的管理,完美集成了LDAP。

WFH期间,思满通过工作审批流申请为每一位有需求的成员开通VPN账号,保证他们可以直接使用自己的AD密码登陆。在登陆VPN期间,团队成员可直接远程登陆STG内部的服务器,无论身处何地,都能顺利完成研发,部署以及测试。

 

  • Office365 - $12.5/user/month

    (≈¥87.5)

O365是微软受众最广的工具之一,包含了Word、Excel、Powerpc等办公工具,它的安全性和稳定性都为思满专业DNA提供保证。

除了这几类常用工具,还有四类额外工具也是思满的日常必备。

 

a)   Microsoft Teams

除了Zoom,严谨的STG还选择了Microsoft Teams 作为 backup。

Teams是一款基于聊天的智能团队协作工具,可以同步进行文档共享,并为成员提供包括语音、视频会议在内的即时通讯工具,有如此多选择的日常协作工具,是思满高效工作的底气之一。

 

b)  Email Service

思满选择了Outlook作为日常邮件沟通的工具,其100GB的Mailbox存储量和不同设备的实时同步是工作效率的保证。

 

c)  Azure Active Directory(AAD)

AAD是微软云的LDAP云服务,通过该服务可统一管理用户组织内所有用户/用户组及权限。

  • 文档管理系统

a) iManage

iManage是专为法律专业人士量身定制的技术解决方案。目前,全球100家律师事务所中有77%使用 iManage 软件来帮助他们的律师更有效地为客户提供更好的服务。

在思满,iManage的运用主要体现在文档管理上,其项目流程进度监管以及每个修改版本的归档和保存都发挥着巨大的作用。同时,iManage强大的文档共享系统帮助减少了交接成本,大幅度提高了团队协作。

b) OneDrive

在文档管理上,OneDrive也是思满的常用选择之一,它是微软新一代网络存储工具,由SkyDrive改名而来,版本跨越多个终端,包括移动端、PC端两大平台,其云存储服务支持高达100多种语言。

此外,由于OneDrive 与 Outlook的服务整合,用户可以便捷地通过邮件分享存储在OneDrive上的文件,且邮件附件尺寸不受以往的限制。

  • Matteroom - $39/user/month

    (≈¥273)

Matteroom是思满科技STG自主知识产权的王牌产品之一,自然也是公司内部的首要工具选择。在非律所的企业内部,我们通常使用到的有三项功能——工时单,费用管理以及账单管理。

 

工时单是公司每位员工需要每日填写的,尤其是处于在家远程线上办公期间,除了记录工作时长外,每天的工作日志也是对工作内容的管理和监督。

 

费用管理提供发票智能识别(OCR),手机扫描各类收据并快速提交费用申请,审批者同时还可于邮件、钉钉/企业微信中实时接收消息通知,快速跳转,无需额外登录。


账单管理将工时、费用智能整合,并自动生成帐单等,大幅提高出具案件帐单的效率。同时还可根据案件类型自动生成不同的帐单,并自动保存版本、收款记录以及付款情况,帮助财务了解项目回款进度。

02 — 销售部
 

  • Matteroom CRM - ¥199/user/month

销售部门是直面客户的核心岗位之一,如何管理潜在及现有客户,如何规划活动及完成交易追踪都是该部门获客的必要步骤之一。

Matteroom CRM模块可以帮助销售部门的同事记录客户交流等信息,一旦完成签单可直接立项。值得一提的是由于Matteroom与文档管理系统的完美集成,项目合同等信息都会在文档管理系统的工作区内自动生成,并根据项目角色自动赋权。

03 — 专业咨询部
 

  • Matteroom - $39/user/month

    (≈¥273)

专业咨询部门的顾问主要涉及的是Matteroom中的计时器以及项目管理功能。

计时器可跨平台、跨设备持续计时。计时完成后可自动生成工时单,并选择对应客户出具账单(账单管理功能),完美达成一站式操作。


通过Matteroom 项目管理功能可创建不同的项目工作流程模板,并能够直观地管理项目进度,设定每个阶段的目标完成时间。

每个任务可直接与工时关联,负责人能够快速查看各阶段的耗时,并了解每一位项目成员的任务以及工作进度,整个项目情况一目了然,大幅提高协作效率,并减少交接成本。

此外,Matteroom与四大常用的微软应用 —Outlook、Word、Excel、PowerPoint 无缝集成。无论是网页端或是客户端,用户皆可以于 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 中直接使用计时器、工时单等功能,帮助用户在处理常规业务往来的同时,进行记录与布置任务等操作。
 

04 — 客户支持部
 

  • Zendesk - $25/user/month

    (≈¥175)

Zendesk为客户提供基于互联网的SaaS客户服务/支持管理软件,使企业可以更加轻松地管理终端客户的服务和支持需求,打造更好的客户关系。

在思满科技内部,客户支持部的同事会通过该平台收集客户技术工单及产品疑问,保证对客户的快速回应和远程协助。

 

05 — 市场部
 

  • Mailchimp - $170/month

    (≈¥1190)

Mailchimp是通过电子邮件订阅 RSS 的在线工具,共包含四个模块,活动(Campaigns)、邮件模板(Templates)、邮箱名单(Lists)以及营销报告(Reports)。

市场部门可以通过该平台运用模板完善每一封邮件的美化度,并达到定点邮件沟通以及针对性精细化营销。

每一次的邮件发送会生成“活动”展示在Campaigns的页面中,同时,营销报告(Reports)会展示详细的邮件点击量和反馈率,促进市场部门的市场分析和客户维护。

  • Trello - Free

几乎每个公司都需要用到任务协作管理软件,在经过多种工具试用后,思满科技最终选择了Trello。

Trello是一款企业级的全平台项目管理工具。思满的市场部同事主要通过该平台进行非项目相关的任务分配及进度跟踪。每个任务以看板的形式展现,还可随手添加内容和拖动。

  • Wordpress - Free

Wordpress是响应式建站平台,在互联网发达的今天,网站营销是必不可少的一门学问,Wordpress可以帮助用户在平台上完成网站搭建,并提供免费的托管服务和支持服务。

网站/Blog是公司对外的第一印象,奠定了品牌的调性。思满的市场部成员通过Wordpress完成blog的创建,白+灰的设计完美匹配我们专业的DNA格调。

06 — 产品开发部门
 

  • Zeplin - $29 / per month

    (≈¥203)

Zeplin是一款在海外非常流行的专为设计师和开发者提供设计图交接与沟通的高效平台。

设计师可以通过Zeplin直接将完成的设计图导入,无需额外标注;开发者可以在平台上通过鼠标的点击查看相应的尺寸、色值等要求,省去团队间的无效沟通,也不必担心标注的遗漏或误解。

  • Bitbucket - $6/user/month

    (≈¥42)

Bitbucket是一家源代码托管网站,采用Mercurial和Git作为分布式版本控制系统,作为Atlassian产品套件的一部分,它提供了稳定的技术支持和良好的客户体验。

 

  • Jira - $7/user/month (≈¥49)

  • Confluence - $5/user/month (≈¥35)

Jira & Confluence是敏捷开发的必备工具。

Jira可以做到bug和任务的统计追踪,为开发人员进行项目开发的周期安排与任务分配;而Confluence可以实现团队协作及文档编辑,除了丰富的格式外,还可以添加UML与Jira的搜索结果等信息,使得产品部可以与开发部之间共享产品需求文档,保证新功能的准确开发和按时上线。

  • Geckoboard - $127/month

    (≈¥889)

Geckoboard是一款用来优化和管理企业各种数据的软件,团队可以在该平台上完成网络数据追踪、社交媒体测量以及查看开发研发进度等大量企业在线数据,是思满科技STG内保持产品开发效率的好帮手。

 

开放的多元文化
 

由于地理受限导致的无法面对面沟通,如何顺利进行任务传达和协作也是很多企业的痛点。对于线上沟通协作,如果团队成员都局限在自己的逻辑内,很容易产生误解甚至争吵,而导致无法保证工作进度。

 

思满科技STG拥有开放的企业文化,团队成员无论是成长的城市还是教育背景都是多元化的。平时在企业内也无明确的等级分层,有想法就表达,brainstorming几乎成为日常,这既保证了创意的迸发,也创造了良好的沟通环境。

 

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欢迎联系我们 021-6488 1576
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Matteroom 是为律师和法律专业人士设计的,为律所量身定制的律所管理解决方案。所有信息都以案件为中心,包括利冲检索、案件管理、项目管理、费用管理,包括计时管理和费用,KPI等。Matteroom 可连接行业领先的系统,包括 iManage、Workshare、SharePoint、OneDrive、Office 365,以及 G Suite。
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